תיעוד בקשות ועבודה עם הצבר
עדכון אחרון
גיוס כספים הוא סדרה של בקשות. מרכז הפרופילים מנהל את הרישום: מה כל אדם התבקש לתרום, מה קרה, ואיפה כל אחד עומד בצבר — כך ששום בקשה לא נופלת בין הכיסאות ואף אחד לא מתבקש פעמיים על ידי שני מתקשרים שונים.
הבקשה המוצעת
כל אדם עם נתוני נתינה נושא בקשה מוצעת (Suggested Ask) — סכום שמחושב מההיסטוריה שלו: הקרנת צמיחה לתורמים בעלייה, תוספת מעל השנה שעברה ליציבים, או סכום בנייה-מחדש לתורמים חוזרים. הפרופיל מסביר את ההיגיון במילים פשוטות מתחת לסכום, והבקשות מעוגלות כלפי מעלה לרמות מתנה טבעיות.
אם אתם יודעים טוב יותר — דרסו אותה. בספרייה (Directory), לחצו על הסכום בעמודת צפוי (Expected) והקלידו משלכם; נקודה כחולה קטנה מסמנת סכומים ידניים. נקו את הדריסה בכל עת כדי לחזור להצעה האוטומטית.
תיעוד בקשה ותוצאתה
- פתחו פרופיל של אדם מהספרייה.
- במדור בקשה וצבר (Ask & Pipeline), לחצו על תיעוד בקשה (Record Ask), אשרו את הסכום ושמרו.
הבקשה נשארת ממתינה עד שתתעדו מה קרה, עם ארבעה כפתורי תוצאה:
- התחייב (Pledged) — הוא התחייב לסכום. תישאלו כמה ועד מתי, והתחייבות נוצרת אוטומטית.
- תרם (Gave) — הוא תרם בו במקום.
- מעקב (Follow Up) — לא "לא"; לנסות שוב מאוחר יותר.
- סירב (Declined) — "לא" לקמפיין הזה.
כל בקשה נשמרת ברשימת היסטוריה בפרופיל — סכום, מתי ותוצאה — כך שסיפור הקשר גלוי למי שמתקשר הבא.
שלבי הצבר
לכל אדם יש שלב, שמוצג כשבב בספרייה וכעמודות בתצוגת הלוח (Board):
- לבקש (To Ask) — אף אחד עוד לא ביקש.
- התבקש (Asked) — תועדה בקשה.
- התחייב (Pledged) — יש לו התחייבות פתוחה.
- שולם (Paid) — הוא תרם השנה (או מימש התחייבות).
- לא עכשיו (Not Now) — הוחנה בכוונה; מוחרג מתורי השיחות.
השלבים נעים אוטומטית מהפעילות שלכם: תעדו בקשה והאדם הופך להתבקש; רשמו התחייבות והוא הופך להתחייב; כשמגיעה תרומה — שולם. אפשר גם לקבוע שלב ידנית מבורר השלבים בפרופיל — שימושי להחניית מישהו בלא עכשיו — ולחזור לאוטומטי (מפעילות) (Automatic (from activity)) בכל פעם שתרצו שהמערכת תיקח שוב את ההגה.
תצוגת הלוח
לחצו על לוח (Board) במחליף התצוגות כדי לראות את הצבר כעמודות, כל אחת עם האנשים שלה, מספר האנשים וסך הדולרים הצפויים. גררו כרטיס מעמודה לעמודה כדי לקבוע את השלב של אותו אדם ידנית — נוח למיון אחרי אירוע. לחצו על כל כרטיס כדי לפתוח את הפרופיל המלא.
למה זה חשוב מעבר להנהלת חשבונות
הצבר מזין את כל השאר: תור למי להתקשר (Call Next) מדלג על אנשים שסומנו שולם או לא עכשיו, חדר המלחמה (War Room) מסכם סכומים צפויים שטרם התבקשו כפוטנציאל לא ממומש, ופילוחים יכולים לסנן לפי שלב. תיעוד בקשות אינו ניירת — הוא מה שהופך את שאר המכונה לחכמה.
טיפ: אחרי כל סשן שיחות, הקדישו שתי דקות לסגירת בקשות ממתינות. צבר שבו "התבקש" משקף את המציאות הוא מה שמאפשר למתקשר שני להמשיך בדיוק מאיפה שהראשון הפסיק.
האם המאמר היה מועיל?