איך Pledgix מתאימה אנשים ונמנעת מכפילויות

תורם מופיע בדרך כלל ביותר ממקום אחד: בגיליון של השנה שעברה, ברשימת אנשי קשר שייבאתם, ושוב כשהוא תורם אונליין. תפקידו של מרכז הפרופילים הוא לזהות שכל אלה אותו אדם ולהציג לכם פרופיל אחד — לא שלושה.

שני המזהים שחשובים

Pledgix מתאימה אנשים לפי אימייל וטלפון:

• אימיילים מותאמים ללא תלות באותיות גדולות/קטנות או רווחים תועים.
• מספרי טלפון מותאמים לפי הספרות שלהם, כך ש-"(212) 555-0100"‏, "212-555-0100" ו-"‎+1 212 555 0100" נחשבים כולם לאותו מספר.

אם שתי רשומות כלשהן חולקות אימייל או חולקות טלפון, הן מתמזגות לפרופיל אחד. המיזוג טרנזיטיבי: אם רשומה א' חולקת אימייל עם ב', וב' חולקת טלפון עם ג', שלושתן הופכות לאדם אחד.

פרופיל גם לא מוגבל לאחד מכל סוג: אימייל שני וטלפון שני מהגיליונות שלכם נשמרים על הפרופיל הממוזג, ואפשר להוסיף או לערוך מספרי טלפון על פרופיל ישירות.

מה כל מקור תורם

פרופיל ממוזג משלב את כל מה שידוע על האדם:

• מגיליונות (From sheets) — סכומי נתינה לפי שנה, המשמשים למגמות ולבקשות מוצעות.
• מיובא (Imported) — שמות, פרטי קשר, סכומים והערות אופציונליים מההעלאות שלכם.
• תורם חי (Live donor) — תרומות בפועל לקמפיין הזה, בתוספת מיקום מעמוד התשלום.

תגיות קטנות על כל פרופיל מציגות מאילו מקורות הוא הגיע, ותצוגת הפרטים של הפרופיל מונה כל הופעה בגיליון, רשומה מיובאת ותרומה חיה שמאחוריו.

אנשים בלי אימייל או טלפון

שורות עם שם בלבד עדיין הופכות לפרופילים — אפשר לתייג אותם, לכתוב הערות ולרשום בקשות והתחייבויות. אבל בלי מזהה להתאמה, הם נשארים עצמאיים: הם לא יקושרו אוטומטית לתרומות או להיסטוריית שיחות, ושם לבדו לעולם אינו מספיק כדי למזג שתי רשומות. (ההצלה היחידה: רשומות בלי אימייל או טלפון — מגיליונות ומייבואים כאחד — עדיין יכולות להתקשר כשהן חולקות שם תואם בתוספת כתובת רחוב.) אם תגלו מאוחר יותר את האימייל או הטלפון של אדם, הוספתו שוב לא תחבר את הרשומות — היא רק תיצור פרופיל שני ומלא יותר לצד פרופיל השם-בלבד. ההגנה הטובה ביותר היא לכלול אימייל או טלפון כבר בפעם הראשונה, בכל פעם שרק אפשר.

כפילויות בתוך קובץ אחד

כשאתם מייבאים גיליון, שורות בתוך הקובץ שנושאות אותו אימייל וטלפון מאוחדות לפני שכל דבר נוצר, ושורות ריקות מושמטות. סיכום הייבוא אומר לכם כמה שורות דולגו.

בנייה מחדש שומרת על יושרה

הספרייה לא נערכת שורה-שורה — היא נבנית מחדש מכל המקורות בכל פעם שנתונים משתנים: אחרי ייבוא, אחרי הוספת היסטוריה חדשה, או כשאתם לוחצים על רענון (Refresh). בנייה מחדש בטוחה:

• העבודה הידנית שלכם — תגיות, הערות, בקשות שנרשמו, התחייבויות, בחירות שלב, סכומי בקשה מותאמים — מקושרת למזהה הטוב ביותר של האדם (האימייל כשיש לו, אחרת הטלפון, אחרת הרשומה המיובאת עצמה), ולכן היא שורדת כל בנייה מחדש ומתחברת שוב לפרופיל הממוזג.
• שום דבר שהעליתם לא נזרק. אם מיזוג נראה אי פעם שגוי, הרשומות המקוריות עדיין שם מאחורי הפרופיל.

אם אתם רואים שני פרופילים לאדם אחד

זה כמעט תמיד אומר ששתי הרשומות לא חולקות לא אימייל ולא טלפון — למשל, לאחת יש רק אימייל ביתי ולשנייה רק טלפון עבודה. הוסיפו את המזהה החסר לאחת מהן (כפתור Add Person — הוספת אדם — עובד מצוין בשביל זה), ואז לחצו על רענון. הפרופילים מתמזגים בבנייה מחדש הבאה.

טיפ: לפני ייבוא רשימה גדולה, הקדישו דקה למילוי עמודת האימייל או הטלפון מכל מה שאתם יודעים. כל מזהה שאתם מוסיפים הוא כפילות עתידית שלעולם לא תצטרכו להתיר.