הצעות מחיר מול חשבוניות — הצעות, אישור ומתי יש חוב
עדכון אחרון
לפעמים הצוות שלנו מציע עבודה או שירותים לפני שמשהו מחויב. ההצעה הזו מגיעה כהצעת מחיר — מסמך שנראה כמו חשבונית אבל עדיין אינו כזו. הבנת ההבדל חוסכת בלבול לגבי מה אתם באמת חייבים.
הגרסה הקצרה
| | הצעת מחיר | חשבונית | |---|---|---| | מה זה | הצעה לשירותים | חשבון על שירותים | | יש חוב? | לא — לא עד שתאשרו | כן — עד תאריך התשלום | | מספור | PLXQ-… | PLX-… | | תגית סטטוס | הצעת מחיר | פתוח, שולם וכן הלאה | | תזכורות ומעקב | אין | חלות תזכורות תאריך תשלום | | כפתור באימייל | צפייה ואישור הצעת המחיר | צפייה ותשלום |
איפה הצעות מחיר מופיעות
הצעות מחיר יושבות ממש לצד החשבוניות בטבלת היסטוריית חשבוניות בלשונית חיובים, עם תגית סטטוס הצעת מחיר. תקבלו גם אימייל כשאחת מונפקת, עם הסכום, סיכום שורות החיוב וכפתור צפייה ואישור הצעת המחיר (View & accept quote) שפותח את ההצעה בעמוד מאובטח משלה.
הצעת מחיר מציגה כל מה שחשבונית אמיתית הייתה מציגה — שורות חיוב, כמויות, שורות הנחה, מס — כך שתוכלו להעריך את העלות המלאה לפני שאתם מתחייבים. מה שהיא לא עושה זה להיספר ביתרה הפתוחה שלכם או להפעיל תזכורות תשלום. הצעת מחיר שיושבת בהיסטוריה שלכם לא עולה לכם כלום.
אישור הצעת מחיר
האישור פשוט להפליא: תשלום ההצעה הוא האישור שלה.
- פתחו את ההצעה דרך צפייה ותשלום בלשונית החיובים (או הכפתור באימייל).
- עברו על שורות החיוב והסכום הכולל.
- הזינו את פרטי התשלום ושלחו.
מאחורי הקלעים, ברגע התשלום, ההצעה מומרת לחשבונית אמיתית — היא מקבלת מספר חשבונית חדש (PLX-…), שומרת את מספר ההצעה המקורי שלה ברשומה לצורכי מעקב, והתשלום שלכם מעובד כנגדה. המסמך בהיסטוריה שלכם מוצג אז כחשבונית ששולמה, והעמוד שלה הופך לקבלה שאפשר לחזור אליה בכל עת.
הצוות שלנו יכול גם להמיר הצעה עבורכם אחרי שאישרתם אותה בעל פה או באימייל — במקרה כזה היא מופיעה בהיסטוריה שלכם כחשבונית פתוחה עם תאריך תשלום, הניתנת לתשלום בדרכים הרגילות.
טיפ: מכיוון שמספר ההצעה נשמר לאורך ההמרה, תמיד אפשר לאתר מאיזו הצעה חשבונית הגיעה — שימושי כשצוות הכספים שלכם מאשר הוצאות מול מספרי הצעות מחיר.
דחייה או שאלות על הצעת מחיר
שום דבר לא נדרש מכם כדי לדחות — הצעה שלא אושרה פשוט לעולם לא הופכת לחיוב. עם זאת, תשובה מהירה לאימייל ההצעה שמודיעה לנו שזה לא מתקדם (או מה תרצו לשנות) תתקבל בברכה ותביא לכם הצעה מתוקנת מהר יותר. שאלות על היקף או תמחור עובדות באותה דרך: השיבו לאימייל או השתמשו בעזרה ותמיכה, וציינו את מספר ה-PLXQ.
למה משמשות הצעות מחיר
הצעות מחיר מכסות בדרך כלל שירותים שסוכמו עם הצוות שלנו — עבודה מותאמת, פרויקטים חד-פעמיים או שינויי תוכנית — שבהם סביר שתרצו לראות את העלות המלאה בכתב לפני שמשהו מחויב. חיובי מנוי שגרתיים לא עוברים דרך הצעות מחיר; הם מחויבים ישירות ומופיעים בהיסטוריה שלכם כמו כל חשבונית אחרת.
תשובות מהירות
האם הצעת מחיר פגה? הצעות מחיר לא פגות אוטומטית בפורטל, אבל ההצעה שמאחוריהן משקפת תמחור בעת הנפקתה — אם עבר הרבה זמן, בדקו עם הצוות שלנו לפני האישור.
אפשר לקבל PDF של הצעת מחיר? כן — פעולת PDF עובדת בהצעות מחיר בדיוק כמו בחשבוניות, כך שתוכלו להפיץ את ההצעה פנימית.
שילמתי הצעת מחיר — איפה החשבונית שלי? זו אותה שורה: ההצעה הפכה לחשבונית בתשלום. חפשו את מספר החשבונית PLX, כשמספר ה-PLXQ המקורי נשמר על המסמך.
האם המאמר היה מועיל?