קבלות על תרומות — איך הן עובדות ואיך מתאימים אותן אישית
עדכון אחרון
כל תרומה מוצלחת ב-Pledgix יכולה להפיק קבלת PDF מקצועית, שנשלחת לתורם באימייל באופן אוטומטי. כך עובד התהליך — ומה נמצא בשליטתכם.
תהליך הקבלה האוטומטי
כשתרומה מושלמת:
- Pledgix מפיק קבלת PDF עם מספר קבלה ייחודי, שם התורם, הסכום, התאריך ופרטי הארגון שלכם.
- הקבלה נשלחת באימייל לכתובת שהתורם הזין בתהליך התשלום, עם קובץ ה-PDF מצורף (בשם בסגנון Donation-Receipt-XXXX.pdf).
- תורמים שיש להם חשבון תורם ב-Pledgix יכולים גם לראות את היסטוריית התרומות המלאה שלהם וללחוץ על הורד קבלה בפורטל התורמים שלהם בכל רגע.
קבלות נשלחות רק על תרומות שהתשלום שלהן אכן הצליח — תרומות בסטטוס מאושר. תרומות בסטטוס ממתין, נכשל או הוחזר לעולם אינן מפיקות קבלה.
מתי קבלה לא נשלחת אוטומטית
- תרומות אנונימיות — תרומות שסומנו כאנונימיות אינן נשלחות באימייל באופן אוטומטי.
- אין אימייל במערכת — תרומות ידניות או מיובאות ללא כתובת אימייל לא יכולות לקבל קבלה.
- תרומות טלפוניות — תרומות שבוצעו דרך הקו הטלפוני האוטומטי אינן אוספות כתובת אימייל, ולכן לא נשלחת קבלה באימייל.
- שליחה אוטומטית כבויה — אם השבתתם את השליחה האוטומטית בהגדרות הקבלות, קבלות נשלחות רק כשאתם מפעילים אותן ידנית.
התאמה אישית של הקבלות ואימייל התודה
הגדרות אימייל התודה והקבלות של הקמפיין מאפשרות לכם לעצב את מה שהתורמים מקבלים:
- מתג שליחה אוטומטית (Auto-send) — הפעלה או כיבוי של אימיילי קבלה אוטומטיים לכל הקמפיין.
- שם הארגון (Organization Name) — השם שמופיע על הקבלה.
- מזהה מס (Tax ID) — מוצג על הקבלה עבור תורמים שזקוקים לו לצורכי מס.
- לוגו הארגון (Organization Logo) — העלו את הלוגו שלכם כדי למתג את הקבלה והאימייל.
- צבע מותג ראשי (Primary Brand Color) — מתאים את עיצוב הקבלה למיתוג שלכם.
- נושא וגוף האימייל — כתבו הודעת תודה משלכם.
- טקסט משפטי בתחתית (Legal footer) — הוסיפו כל ניסוח נדרש בנושא הכרה לצורכי מס או ניסוח משפטי אחר.
תצוגה מקדימה חיה מראה בדיוק איך האימייל ייראה לפני שאתם שומרים.
שליחת קבלה מחדש
אימיילים הולכים לאיבוד; כתובות מוקלדות עם שגיאה. כדי לשלוח מחדש:
- פתחו את לשונית התרומות של הקמפיין ואתרו את התרומה.
- פתחו את תפריט הפעולות של השורה ובחרו שלח קבלה מחדש.
- תראו אישור בסגנון "הקבלה נשלחה לתור עבור donor@example.com" — קובץ ה-PDF החדש והאימייל יוצאים תוך רגעים.
שליחה מחדש עובדת גם אם השליחה האוטומטית כבויה בקמפיין שלכם — שליחה ידנית תמיד יוצאת.
שליחה מחדש אינה אפשרית כאשר:
- התרומה אינה בסטטוס מוצלח (תראו הסבר — למשל, אי אפשר לשלוח קבלה על תרומה בסטטוס ממתין).
- התרומה אנונימית או שאין כתובת אימייל במערכת. בתרומות ידניות אפשר להוסיף את האימייל של התורם על ידי עריכת התרומה תחילה, ואז לשלוח מחדש.
טיפ: אם תורם הקליד אימייל שגוי בתהליך התשלום, ערכו את התרומה כדי לתקן את כתובת האימייל, ואז השתמשו בשלח קבלה מחדש — האימייל החדש יישלח לכתובת המתוקנת.
התראות לקבוצות
בנפרד מקבלות לתורמים, חברי קבוצה יכולים לקבל התראה באימייל או בהודעת טקסט כשמתקבלת תרומה עבור הקבוצה שלהם, אם הפעלתם את ההתראות האלה. אלו הודעות ברכה אינפורמטיביות בלבד, לא קבלות לצורכי מס — הקבלה של התורם היא תמיד קובץ ה-PDF המצורף שתואר למעלה.
האם המאמר היה מועיל?