קבלות על תרומות — איך הן עובדות ואיך מתאימים אותן
עדכון אחרון
כל תרומה מוצלחת ב-Pledgix יכולה להפיק קבלת PDF מקצועית, שנשלחת לתורם באימייל אוטומטית. כך התהליך עובד ומה בשליטתכם.
תהליך הקבלה האוטומטי
כשתרומה מושלמת:
- Pledgix מפיק קבלת PDF עם מספר קבלה ייחודי, שם התורם, הסכום, התאריך ופרטי הארגון שלכם.
- הקבלה נשלחת באימייל לכתובת שהתורם הזין בקופה, עם ה-PDF מצורף (בשם כמו Donation-Receipt-XXXX.pdf).
- תורמים עם חשבון תורם ב-Pledgix יכולים גם לראות את היסטוריית התרומות המלאה שלהם ולהשתמש בהורדת קבלה בפורטל שלהם בכל עת.
קבלות נשלחות על תרומות שהתשלום שלהן באמת הצליח — תרומות מאושרות. תרומות ממתינות, שנכשלו או שהוחזרו לעולם לא מפעילות קבלה.
גם תרומות אנונימיות מקבלות קבלה — אנונימיות מסתירה את שם התורם מהציבור, לא מתיבת הדואר שלו עצמו.
מתי קבלה לא נשלחת אוטומטית
- אין אימייל ברשומה — תרומות ידניות או מיובאות ללא כתובת אימייל לא יכולות לקבל אחת.
- תרומות טלפוניות — תרומות שנעשו דרך קו הטלפון האוטומטי לא אוספות אימייל, ולכן לא נשלחת קבלת אימייל. במקום זאת, קו הטלפון מציע לתורם קבלה בהודעת טקסט מיד אחרי התרומה (הקשה על 2 בתפריט שאחרי התרומה).
- רישומים שקטים וייבוא מגיליון — תרומות שנרשמו עם אפשרות הרישום השקט, ושורות מיובאות (ייבוא שקט כברירת מחדל), לעולם לא מפעילות קבלות או התראות.
- שליחה אוטומטית כבויה — אם כיביתם שליחה אוטומטית בהגדרות הקבלות, קבלות נשלחות רק כשאתם מפעילים אותן ידנית.
התאמת הקבלות ואימייל התודה
הגדרות אימייל התודה והקבלות של הקמפיין מאפשרות לכם לעצב מה התורמים מקבלים:
- מתג שליחה אוטומטית — הדליקו או כבו אימיילי קבלה אוטומטיים לכל הקמפיין.
- שם הארגון — השם שמופיע על הקבלה.
- מספר עוסק/מלכ"ר (Tax ID) — מוצג על הקבלה לתורמים שצריכים אותו לצורכי מס.
- לוגו הארגון — העלו את הלוגו שלכם למיתוג הקבלה והאימייל.
- צבע מותג ראשי — מתאים את עיצוב הקבלה למיתוג שלכם.
- נושא וגוף האימייל — כתבו הודעת תודה משלכם.
- טקסט משפטי בתחתית — הוסיפו כל נוסח נדרש על הכרה במס או שפה משפטית.
תצוגה מקדימה חיה מראה בדיוק איך האימייל ייראה לפני השמירה.
שליחת קבלה מחדש
תורמים מאבדים אימיילים; כתובות מוקלדות עם שגיאות. כדי לשלוח מחדש:
- פתחו את לשונית התרומות של הקמפיין ואתרו את התרומה.
- פתחו את תפריט הפעולות של השורה ובחרו שליחת קבלה מחדש.
- תראו אישור בסגנון "הקבלה נכנסה לתור עבור donor@example.com" — ה-PDF החדש והאימייל יוצאים תוך רגעים.
שליחה מחדש עובדת גם אם שליחה אוטומטית מנוטרלת בקמפיין שלכם — שליחה ידנית תמיד נשלחת.
שליחה מחדש אינה אפשרית כאשר:
- התרומה אינה בסטטוס מוצלח (תראו למה — למשל, אי אפשר לשלוח קבלה על תרומה ממתינה).
- לתרומה אין כתובת אימייל ברשומה. הוסיפו קודם את האימייל של התורם על ידי עריכת התרומה, ואז שלחו מחדש. תרומות אנונימיות עם אימייל ברשומה נשלחות מחדש כמו כל תרומה אחרת.
טיפ: אם תורם הקליד אימייל שגוי בקופה, ערכו את התרומה כדי לתקן את כתובת האימייל, ואז השתמשו בשליחת קבלה מחדש — האימייל החדש הולך לכתובת המתוקנת.
התראות לקבוצה
בנפרד מקבלות לתורמים, חברי קבוצה יכולים לקבל התראה באימייל או בהודעת טקסט כשתרומה נכנסת לקבוצה שלהם, אם הפעלתם את ההתראות האלה. אלה ברכות אינפורמטיביות, לא קבלות מס — הקבלה של התורם היא תמיד ה-PDF המצורף שתואר למעלה.
האם המאמר היה מועיל?