בניית רשימת השיחות — מהספרייה ועד החיוג

ערב טלפונים מעולה מתחיל הרבה לפני הצלצול הראשון: הוא מתחיל במי ברשימה ובאיזה סדר. מרכז הפרופילים נותן לכם דירוג מוכן מראש, ושלוש דרכים למסור את הרשימה למתקשרים שלכם.

התור "למי להתקשר"

פתחו את הקמפיין, בחרו אנליטיקה, אחר כך את לשונית פרופילים (Profiles), ולחצו על Call Next (למי להתקשר). התצוגה הזאת היא רשימת "למי מתקשרים" מדורגת שבנויה על עיקרון אחד — קודם מתקשרים להזדמנות הגדולה ביותר שטרם נגעו בה:

• נכללים רק אנשים שלא תרמו השנה.
• מי שמעולם לא התקשרו אליו — ראשון, אחר כך לפי עדיפות שיחה, ואז לפי גודל המתנה הצפויה.
• אנשים בלי טלפון ברישומים, מספרים ברשימת "אל תתקשרו", וכל מי שהחניתם כלא עכשיו (Not Now) או סימנתם שולם (Paid) — מוחרגים אוטומטית.

לחצו על כל רשומה כדי לפתוח את הפרופיל המלא. כדי לצמצם את התור, לחצו על רצועה בפירמידת המתנות (התורמים הגדולים קודם!) או החילו פילוח שמור.

שליחת אנשים למוקד השיחות

אם במוקד השיחות (Call Center) של הקמפיין מופעל, אפשר להעביר כל רשימה ממרכז הפרופילים לסשן חיוג:

• התור כולו — ב-Call Next, לחצו על Send this queue to the Call Center (שליחת התור למוקד השיחות).
• בחירה ידנית — בספרייה (Directory), סמנו תיבות ולחצו על Push to Call Center בסרגל הכחול.
• פילוח — הפעילו תגית פילוח ולחצו על Push segment to Call Center. פילוחים גדולים מאוד מוגבלים ל-2,000 אנשים, כשהמתנות הצפויות הגדולות ביותר נלקחות קודם.
• אדם אחד — פתחו את הפרופיל שלו ולחצו על Send to Call Center.

דו-שיח שואל לאן הם צריכים ללכת:

• סשן חיוג חדש — סשן טרי שמכיל רק את האנשים האלה; תנו לו שם אם תרצו.
• Quick Dial (חיוג מהיר) — רשימת השיחות התמידית של הקמפיין.
• סשן פתוח — צירוף לסשן שכבר רץ; אנשים שכבר בו מדולגים.

אחרי הדחיפה, סיכום מדווח כמה לידים נכנסו וכמה דולגו — בלי מספר טלפון, ברשימת "אל תתקשרו", או שכבר בסשן. הגנת "אל תתקשרו" נאכפת אוטומטית ואי אפשר לעקוף אותה.

הדפסת דפי שיחה

חלק מהמתרימים הטובים ביותר שלכם לעולם לא ייגעו בחייגן, וזה בסדר גמור:

• תורם אחד — פתחו את הפרופיל ולחצו על Call Sheet PDF לסיכום עמוד אחד להדפסה.
• ערימה — בחרו אנשים בספרייה ולחצו על Print sheets (הדפסת דפים), או הפעילו פילוח ולחצו על Print call sheets. תקבלו PDF אחד, עמוד לכל אדם, הבקשות הגדולות קודם, עד 200 עמודים. אם הרשימה הייתה גדולה יותר, הבקשות הגדולות מודפסות ומודיעים לכם שהיא קוצצה.

אחרי השיחות

תוצאות השיחות זורמות בחזרה למרכז הפרופילים אוטומטית: עמודת השיחות (Calls) מציגה את מספר הניסיונות והתוצאה האחרונה של כל אדם (נוצר קשר, תא קולי, אין מענה ועוד), והיסטוריית השיחות המלאה מופיעה בפרופיל שלו. אנשים שתורמים יוצאים מהתור מעצמם — הרשימה מנקה את עצמה.

טיפ: דחפו לפי פילוח ולא לפי בחירה ידנית בכל פעם שאפשר. דחיפת פילוח מדלגת על כל מי שתרם בינתיים, כך שהסשן שהמתקשרים שלכם מקבלים מדויק לרגע הדחיפה — לא לרגע שבו בניתם את הרשימה.