העלאת רשימות נמענים מ-Excel או CSV

מיומנות אחת, שלושה ערוצים

כל שלושת ערוצי ההפצה מקבלים רשימות מועלות, כל אחד בטעם מעט שונה:

• סטודיו אימייל ← Upload List (העלאת רשימה): קובץ Excel עם עמודת "Email".
• מרכז SMS ← לשונית הנמענים Excel/CSV (דורשת את אישור נמעני ה-SMS הפתוחים — ראו שליחת SMS מעבר למצבת הצוותים).
• שיחות קוליות אוטומטיות ← Upload Excel בשלב הנמענים.

ל-SMS ולשיחות קוליות, קבצים יכולים להיות ‎.xlsx‏, ‎.xls או ‎.csv, עד 50MB ו-20,000 שורות; רשימות גדולות יותר כדאי לפצל ולשלוח בקבוצות. עברית וטקסט לא-לטיני אחר בקובצי CSV מטופלים כראוי.

הכנת הקובץ

קובץ בנוי היטב כולל:

1. שורת כותרות — השורה הראשונה נותנת שם לכל עמודה ("Phone",‏ "Email",‏ "First Name"…).
2. אדם אחד בכל שורה מתחתיה.
3. עמודת קשר בשם ברור. המעלה מזהה אוטומטית כותרות נפוצות: לטלפונים הוא מזהה שמות כמו "Phone",‏ "Mobile",‏ "Cell" או "Telephone"; לאימייל הוא מחפש "Email" או "Email Address"; גם עמודת "Name" נקלטת.
4. קידומות מדינה במספרי טלפון ככל האפשר (כמו ‎+1 או ‎+972). מספרים ללא קידומת מפורשים לפי אזור ברירת המחדל (Default Region) שתבחרו, ולכן רשימה שמערבבת מדינות צריכה לכלול קידומות מפורשות.

מה קורה בהעלאה

אימייל: תראו מיד כרטיס סיכום — מוני Valid Emails (כתובות תקינות) ו-Skipped (דולגו). כתובות פגומות מוסרות לפני השליחה, וכפילויות נשלחות פעם אחת בלבד.

SMS: המעלה מבצע ניתוח חכם מלא ותמיד מציג חלון אישור לפני שכל דבר מתקבל. הוא מראה איזו עמודה לדעתו מכילה את מספר הטלפון, איזו את השם, ושורות לדוגמה — אתם מאשרים (או מתקנים) את המיפוי, כך שהמערכת לעולם לא מנחשת בשקט.

שיחות אוטומטיות: כרטיס תצוגה מקדימה מציג שורות שזוהו, מספרי טלפון לא ריקים ואיזו עמודה זוהתה אוטומטית (אם לא נמצאה כותרת טלפון, נעשה שימוש בעמודה הראשונה — בדקו את התצוגה המקדימה!). מוני תקין/לא-תקין מדויקים מופיעים אחרי השיגור, כשהאימות בצד השרת ובדיקת "אל תתקשרו" מסתיימים.

העמודות שלכם הופכות למשתני התאמה אישית

וכאן החלק החזק: בהעלאות אימייל ו-SMS, כל עמודה נוספת הופכת למשתנה שאפשר להוסיף. העלו קובץ עם עמודות "Email",‏ "First Name" ו-"Synagogue", ואזור הכתיבה יציע משתנים תואמים — כך שדיוור אחד יכול להיקרא "שלום שרה, דרישת שלום לכל בית ישראל…" עבור כל שורה, אוטומטית. באזור הכתיבה של ה-SMS, משתני הקובץ שהועלה מופיעים כתגיות מודגשות מתחת לתיבת ההודעה.

טיפ: תנו לעמודות שמות כפי שתרצו להתייחס אליהן. כותרות קצרות ופשוטות ("First Name",‏ "City",‏ "Amount") יוצרות את המשתנים הנקיים ביותר.

שגיאות העלאה נפוצות

• "No Email column found" — שנו את כותרת עמודת הכתובות ל-"Email".
• "File appears to be empty" / "No data rows found" — לקובץ יש כותרת אבל אין שורות, או שהנתונים מתחילים בגיליון הלא נכון (נקרא רק הגיליון הראשון).
• חריגה ממגבלת השורות — פצלו קבצים מעל 20,000 שורות לקבוצות.
• מונה דילוגים גבוה — בדקו תאים ממוזגים, כתובות מפוצלות בין עמודות או רווחים תועים.

מאמרים קשורים

• שליחת דיוור באימייל
• שליחת SMS מעבר למצבת הצוותים
• שליחת שידור קולי (שיחה אוטומטית)