ייבוא צוותים בכמות גדולה מגיליון אלקטרוני

אם אתם מקימים קמפיין גדול, אין צורך להוסיף צוותים אחד-אחד. הכלי ייבוא צוותים בכמות גדולה (Bulk Import Teams) מאפשר להעלות סגל שלם מגיליון אלקטרוני, עם בדיקת שגיאות מודרכת לאורך הדרך.

ייבוא צוותים (וייצוא ה-Excel המקביל) זמין מ-Pledgix One ומעלה — הוא לא כלול ב-Pledgix Go, אם כי צוות Pledgix יכול להתאים את הגישה ברמת הקמפיין.

הכנת הקובץ

הייבוא קורא קבצי CSV, XLSX ו-XLS — אפשר להעלות ישירות את הסגל מ-Excel או מ-Google Sheets, בלי צורך בהמרה.

1. בלשונית צוותים (Teams) של הקמפיין, פתחו את כלי הייבוא בכמות גדולה.
2. בשלב המדריך (Guide), לחצו על הורדת תבנית CSV (Download CSV Template) כדי לקבל קובץ מוכן עם הכותרות הנכונות.

עמודות התבנית:

| עמודה | הערות | |---|---| | Team Name (שם צוות) | העמודה היחידה שהיא באמת חובה | | Team Code (קוד צוות) | אופציונלי — נוצר אוטומטית אם ריק; חייב להיות ייחודי בקמפיין | | Leader Name (שם ראש הצוות) | אופציונלי | | Leader Email (אימייל ראש הצוות) | אופציונלי — הפרידו בין כמה כתובות בפסיקים | | Goal Amount (סכום יעד) | אופציונלי — מקבל פורמטים כמו $5,000, 5000 או $2,500.50; ברירת מחדל 0 | | Team URL (כתובת צוות) | אופציונלי — נוצרת אוטומטית אם ריק | | Phone Number (מספר טלפון) | אופציונלי — הפרידו בין כמה מספרים בפסיקים | | Team Description (תיאור צוות) | אופציונלי |

העמודות יכולות להופיע בכל סדר — הייבוא מזהה אותן לפי שם הכותרת. רק ודאו שהשורה הראשונה מכילה את הכותרות.

העלאה ותצוגה מקדימה

1. בשלב ההעלאה (Upload), גררו פנימה את הקובץ.
2. אם הייבוא לא בטוח מה עמודה מכילה, נפתח קודם שלב מיפוי עמודות — אשרו איזו עמודה היא מה לפני שממשיכים.
3. שלב התצוגה המקדימה (Preview) מציג שלושה מונים: סך השורות, שורות תקינות ושורות שגויות.
4. שורות שחסר בהן שם צוות מופיעות בטבלה ניתנת לעריכה, כך שאפשר למלא את השם בו במקום. שורות עם שגיאות אחרות מופיעות תחת "תקנו את השגיאות האלה לפני הייבוא" (Fix These Errors Before Importing) — תקנו אותן בקובץ והעלו שוב, או ערכו בתוך הטבלה היכן שאפשר.
5. בחרו אם לסמן את "שליחת אימיילי ברוכים הבאים לכל הצוותים החדשים" (Send welcome emails to all new teams). האפשרות כבויה כברירת מחדל; כשהיא מופעלת, כל ראש צוות חדש מקבל את הודעת קבלת הפנים ואת ההזמנה לפורטל כחלק מהייבוא.

טיפול בצוותים שכבר קיימים

אם בקמפיין כבר יש צוותים, שלב ההתאמה (Match) משווה את הקובץ שלכם מולם. צוותים מותאמים לפי אימייל, מספר טלפון או קוד צוות. לכל התאמה אפשרית אתם מחליטים מה קורה:

• שמירת הקיים (Keep existing) — הצוות הנוכחי נשאר ללא שינוי.
• הסרת צוות (Remove team) — מחיקת הצוות הקיים (לא זמין אם לצוות כבר יש תרומות).
• צימוד לשורת CSV (Pair with a CSV row) — מיזוג, עם בחירה לכל שדה אם להשתמש בערכי ה-CSV, לשמור את הערכים הקיימים או לשלב את שניהם (לאימיילים ולמספרי טלפון).

יש גם אפשרות "החלפת כל הצוותים בקובץ הזה" (Replace all teams with this file), שמוחקת כל צוות קיים ובונה את הסגל מחדש מהקובץ. כאמצעי בטיחות, האפשרות חסומה אם לצוות קיים כלשהו נרשמו תרומות.

טיפ: התאמת הכפילויות היא מה שהופך ייבוא חוזר לבטוח. אפשר לעדכן יעדים או פרטי קשר לסגל קיים על ידי העלאה מחדש של קובץ מתוקן וצימוד שורות, במקום למחוק ולהתחיל מהתחלה.

תוצאות

השלב האחרון מציג כמה צוותים יובאו בהצלחה וכמה נכשלו, עם כרטיס לכל צוות חדש (קוד, כתובת, יעד) והסבר לכל שורה שנכשלה.

אחרי הייבוא, לחצו על יצירת קישורים (Create Links) בסרגל הכלים של הצוותים כדי להפיק כתובות ציבוריות לצוותים שעדיין אין להם — צוות לא יכול לקבל תרומות דרך הדף שלו עד שהקישור שלו קיים.