אחרי הקמפיין: תודה לתורמים, שימור ותורמים קבועים

הקמפיין מסתיים בחצות; מערכת היחסים לא. שימור תורמים הוא המנוע השקט של גיוס כספים קהילתי — בעולם המלכ"רים כולו, הרבה פחות ממחצית התורמים החד-פעמיים נותנים שוב בשנה שלאחר מכן, בעוד שהארגונים שמודים מהר, מדווחים בכנות ושומרים על קשר מצליחים הרבה יותר. כל מה שאתם עושים בשבועיים שאחרי הדדליין הוא בעצם השבועיים הראשונים של קמפיין השנה הבאה.

הערת תוכנית: ערכת השיתוף לגמר, תרומות קבועות ואנליטיקס מגיעים עם Pledgix One ומעלה; סטודיו האימייל, המודיעין ההיסטורי ומשימות התכנון הם כברירת מחדל פיצ'רים של Pledgix Pro ו-Political. צוות Pledgix יכול להתאים את הגישה פר קמפיין.

48 השעות הראשונות: הכרת תודה בשיא

רגש דועך מהר. תודה שנוחתת בתוך יום-יומיים מסיום הקמפיין נושאת את חום הגמר; אותן מילים שלושה שבועות אחר כך נקראות כמנהלה.

• אימייל הניצחון, מסטודיו האימייל (Email Studio), לכל תורם בתוך 48 שעות: הסכום הסופי, מה הוא מאפשר, ותודה אמיתית. כללו את מספר התורמים, לא רק שקלים — "612 אנשים עשו את זה יחד" הופך כל תורם לחלק מסיפור. בשביל הוויז'ואלס, הפיקו את ערכת השיתוף לגמר (Finale Share Kit) (בהגדרות קמפיין ← גיוס כספים): באנרים מוכנים לסטורי ולפורמט מרובע עם הסכומים הסופיים שלכם, סרטון היילייטס של 30 שניות, ואימייל חגיגה בלחיצה אחת לכל הקבוצות שלכם — בלי צורך בצילומי מסך.
• שיחות אישיות לתורמים הגדולים ולכל נותן חסות של הכפלה. לא אימייל — שיחות. לנותני החסות, בואו חמושים במספרי המאגר שלהם: תצוגת תרומות מקושרות (Linked Donations) בתרומות ← הכפלות מראה בדיוק בכמה תרומות ההכפלה שלהם נגעה ואת הסכום שהיא שחררה. "ה-$50,000 שלכם הפכו ל-$100,000 מ-340 תורמים" הוא המשפט שמגייס את ההכפלה של השנה הבאה בו במקום.
• הקבלות נשלחות אוטומטית — כל תורם קיבל את שלו ברגע התרומה — כך שהתודה שלכם יכולה להיות הכרת תודה טהורה ולא ניירת. לתרומות הגדולות ביותר שלכם, פתק בכתב יד או שיחה מחבר הנהלה שווים את השעה שהם דורשים.

טיפ: נסחו את אימייל הניצחון לפני שהקמפיין מסתיים, עם מקום ריק לסכום. בחצות תהיו עייפים מכדי לכתוב משהו שראוי למה שקרה הרגע.

שבוע ראשון: סוגרים את המעגלים

• הודו לקפטנים אישית ופומבית. שלפו את המספרים הסופיים של כל קפטן מטבלת כל הקבוצות (All Teams) — גויס, תורמים, אחוז מהיעד — וקראו להישג שלהם בשמו הספציפי. קפטנים שמרגישים שרואים אותם חוזרים; קפטנים שמרגישים מנוצלים לא. זה גם הרגע לשאול, כשזה עוד טרי: "הייתם עושים את זה שוב בשנה הבאה?" רשמו כל "כן".
• אספו את המאחרים. אם הפעלתם הארכת קמפיין, תרומות מאוחרות עדיין מגיעות לדף. התאימו כל התחייבות אופליין מהלילה האחרון ורשמו אותה, כדי שהסכום המדווח שלכם יהיה הסכום האמיתי שלכם.
• ערכו את התחקיר כשהזיכרון חד. שעה אחת, אנשי המפתח, ארבע שאלות: מה עבד? מה נשבר? מה אלתרנו שצריך להיות מתוכנן בפעם הבאה? מה האנליטיקס אומר? לשונית האנליטיקס שלכם מחזיקה את ההוכחות — אילו שעות היו חמות, אילו קישורי קבוצות הניבו הכנסות בלפי קבוצה (By Team), מאיפה הגיעו התורמים שלכם בגאוגרפיה (Geography), איך ההמרה (Conversion) זזה עם כל שליחה. כתבו הכול למסמך; שימו משימה בתכנון ← משימות לקרוא אותו מחדש כשתכנון השנה הבאה מתחיל.

שבוע שני: הופכים תורמים לבסיס

• דווחו חזרה, בקצרה. פתק קצר של "הנה מה שהתרומה שלכם כבר עושה" שבועיים אחרי — סיפור אחד, תמונה אחת — הוא כלי השימור הכי לא מנוצל בגיוס כספים. תורמים שרואים השפעה נותנים שוב; תורמים ששומעים רק בקשות מתרחקים.
• הזמינו לצעד הקבוע. תורם קמפיין הרגע הוכיח שאכפת לו; הזמנה חמה ולא לוחצת להפוך לתומך חודשי ממירה נתח משמעותי מהם. Pledgix תומכת בתרומות קבועות (Pledgix One ומעלה), כך שהבקשה יכולה להיות קונקרטית: "$36 בחודש מחזיקים את העבודה הזו כל השנה, לא רק בשבוע הקמפיין." כוונו את ההזמנה במיוחד לתורמים חוזרים — אנשים שנתנו כבר שנתיים ברצף הם המועמדים הטובים ביותר שלכם לתרומה קבועה. התורמים נשארים בשליטה (הם יכולים לנהל או לבטל בכל עת), ושווה לומר את זה בקול — זה מוריד את מחסום הכניסה.
• שמרו את נתוני השנה לשנה הבאה. בשנה הבאה, רשימת התורמים של הקמפיין הזה הופכת להעלאת המודיעין ההיסטורי (Historical Intelligence) שלכם — המקור לרשימת ה-LYBUNT, למספרי הפיץ' לנותני חסות ולחשבון היעד. ייצאו את נתוני התרומות עכשיו, תייגו אותם בבירור ואחסנו אותם במקום שצוות השנה הבאה ימצא.

הפער הארוך: נשארים חמים

בין קמפיינים, שתיים-שלוש נגיעות מספיקות — עדכון השפעה, ברכת חג, הזמנה למשהו שאינו בקשה. אם לארגון שלכם יש דף עמותה פעיל כל השנה, הפנו לשם את הנותנים לאורך כל השנה. המטרה פשוטה: כשאימייל ההשקה של השנה הבאה מגיע, הוא צריך להיקרא כמכתב ממערכת יחסים מתמשכת, לא כחשבון מזר.

טיפ: לשימור יש מספר, ואתם צריכים לדעת את שלכם. כשקמפיין השנה הבאה מסתיים, השוו את רשימת התורמים שלו מול זו של השנה — אחוז החוזרים הוא המדד האמיתי ביותר לכמה טוב ניהלתם את השבוע הזה.