הפעלת מוקד שיחות מתנדבים

ערב ממוקד של שיחות טלפון יכול לגייס יותר משבוע של אימיילים. מוקד השיחות (Call Center) נותן לקמפיין שלכם מערך שיחות יוצאות מובנה: רשימות לידים מאורגנות, חייגן שמבצע עבורכם שיחות בזו אחר זו, ותיעוד נקי של כל שיחה.

הפעלה

1. פתחו את לשונית הגדרות (Settings) של הקמפיין ואתרו את כרטיס הגדרות מוקד השיחות (Call Center Settings).
2. הפעילו את מוקד שיחות פעיל (Call Center Active).

לשונית מוקד השיחות (Call Center) מופיעה בסרגל הצד של הקמפיין. אפשר להפעיל את מוקד השיחות כשהקמפיין קרב או פעיל — מושלם גם למבצעי התחייבויות לפני הקמפיין וגם למרתוני טלפונים ביום השידור החי.

מרכז מוקד השיחות

לשונית מוקד השיחות מאורגנת בבית (Home), סשנים (Sessions) והיסטוריה (History), עם לוח חייגן טלפוני לצידם. חדשים כאן? לחצו על אייקון המדריך (Guide) להדרכת "איך זה עובד" מובנית.

יצירת סשן שיחות

סשן הוא מאמץ שיחות אחד — "תורמים גדולים אביב 2026," "ערב מעקב אחרי האירוע." לחצו על סשן חדש (New Session) כדי לפתוח את סשן פנייה חדש (New Outreach Session):

• שם הסשן (Session Name, חובה) — קראו לו על שם המאמץ כדי שההיסטוריה שלכם תישאר קריאה.
• רשימת לידים (Lead List, אופציונלי) — העלו קובץ Excel או CSV של אנשים להתקשר אליהם. בהעלאה תראו בדיוק מה קרה: כמה לידים נטענו, כמה סוננו מול רשימת "לא להתקשר" (Do-Not-Call), וכמה כפילויות הוסרו.

אפשר גם למלא סשן מתוך Pledgix: בלשונית פרופילים (Profiles), בחרו את האנשים הרצויים ובחרו שליחה למוקד השיחות (Send to Call Center). תוכלו להתחיל סשן חיוג חדש רק עם האנשים האלה, להוסיף אותם לרשימת החיוג המהיר (Quick Dial) הפעילה תמיד, או לצרף אותם לסשן פתוח. Pledgix מספרת לכם אם מישהו דולג — אין מספר טלפון, נמצא ברשימת "לא להתקשר", או שכבר נמצא בסשן.

חיוג עם החייגן הרציף

פתחו סשן ולחצו על הכפתור הכחול התחלת שיחות (Start Calling). מכאן, החייגן נוהג:

1. הוא בוחר את הליד הזמין הבא ומבצע את השיחה.
2. אתם מדברים. פרטי הליד על המסך מולכם.
3. כשהשיחה מסתיימת, אתם מתעדים את התוצאה — נוצר קשר (Contacted), תא קולי (Voicemail), אין מענה (No Answer) — בתוספת הערות, במהלך חלון סיכום קצר. תאים קוליים יכולים אפילו להתגלות ולהיתעד אוטומטית.
4. החייגן מתקדם לליד הבא. חזרו על זה עד שסיימתם.

הפקדים שלכם בזמן החיוג: יציאה להפסקה (Take a Break) עוצר אחרי השיחה הנוכחית, חזרה לשיחות (Resume Calling) מרים את התור מחדש, וסיום שיחות (End Calling) מסיים את הריצה שלכם.

חיוג כקבוצה

כמה אנשים יכולים לעבוד על אותו סשן בו-זמנית — כולם לוחצים על התחלת שיחות, והתור מוסר לכל מתקשר ליד אחר, כך שאף תורם לעולם לא מקבל שתי שיחות משני מתנדבים. אם אתם צריכים שכולם יעצרו (נאום מתחיל, הפיצה הגיעה), השתמשו בהשהיה לכל המתקשרים (Pause for all callers) בסשן.

כל מי שמחייג צריך הרשאת עריכת קמפיין, אז הוסיפו את מתנדבי ערב הטלפונים כמנהלים (Managers) בקמפיין לאותו ערב.

מעקב אחרי התוצאות

כל סשן מציג סרגל התקדמות של שיחות שהושלמו מול סך הכול. כרטיסי סיכום עוקבים אחרי שיעור המענה (Contact Rate), סך החיוגים (Total Dialed), נוצר קשר (Contacted), תא קולי (Voicemail) ואין מענה (No Answer), ולשונית ההיסטוריה (History) שומרת תיעוד לכל שיחה — למי התקשרו, מתי, מה הייתה התוצאה וכמה זמן דיברתם.

טיפ: סשנים קטנים מנצחים ענקיים. סשן של 60 לידים שצוות יכול לסיים בישיבה אחת שומר על אנרגיה גבוהה; סשן של 2,000 לידים שמסיים את הערב עם 12% השלמה מוריד את כולם. פצלו רשימות גדולות לסשנים עם שמות וחגגו כל אחד שנסגר.

טיפ: כתבו משפט אחד של הערות על כל תוצאת נוצר קשר — "רוצה לתרום אחרי החגים," "שאל על חסות למדרגה." ההערות האלה הן רשימת השיחות החמה ביותר של הקמפיין הבא.